Riunioni di lavoro: come renderle più efficaci

Dialogo, confronto e comunicazione sono elementi essenziali in ogni contesto sociale. Lo sono a maggior ragione in ambito professionale, per rendere le azioni condivise ed efficienti. Ogni tanto quindi, in ufficio è necessario fare il punto della situazione, raccogliendo le idee, scambiandosi dati e istruzioni. Non sempre però questi incontri riescono a trasformarsi in opportunità costruttive. Le riunioni di lavoro hanno un costo, quindi devono avere un valore e soprattutto un senso. Invece spesso risultano troppo lunghe e non danno il risultato desiderato. In che modo rendere questi meeting più efficaci e produttivi? Oggi ti spieghiamo come.

Tipologie di meeting

Conoscere e identificare le riunioni di lavoro è utile per essere focalizzati e già centrati sullo scopo. Ogni settore sviluppa formule diverse di meeting funzionali, ecco però quelle principali.

Decisionali. Durante questi incontri si fanno scelte o le si comunicano. Un esempio è l’assegnazione di un ruolo, l’ingresso di un collaboratore, un cambiamento operativo e aziendale.

Risolutive. Al centro c’è un problema, la necessità di affrontarlo ed eliminarlo. La fase preliminare è essenziale, così che i partecipanti possano preparare proposte da sottoporre al vaglio di tutti.

Brainstorming. Si tratta di riunioni di lavoro “creative” in cui si lascia fluire liberamente il flusso di ispirazioni. Lo spunto di ciascuno è utile agli altri come punto di partenza per nuove direzioni.

Analitiche. Trattano di risultati attraverso la verifica e la discussione di dati numerici. Durante questi meeting può emergere un problema e sono l’anticamera di altri incontri, con temi mirati.

Formative e informative. Quando cambia una procedura aziendale o si introduce un software gestionale differente, è necessario che tutti i collaboratori ne siano aggiornati.

Di coordinamento. In queste riunioni di lavoro il tema è allineare le proprie attività con quelle degli altri. Spesso infatti si rischia di impegnare più divisioni sulla stessa task.

Motivazionali. All’origine magari c’è un problema di produttività o semplicemente serve rinnovare lo spirito di squadra e il teamworking.

Ecco le regole per riunioni di lavoro che funzionano

Le riunioni di lavoro sono dunque importanti per mantenere un team sincronizzato nei tempi e allineato negli obiettivi. Qui di seguito elenchiamo le regole per renderle efficaci.

Stabilire e comunicare lo scopo. Un meeting deve innanzi tutto essere necessario. In secondo luogo, tutti devono sapere la ragione per cui ci si incontra. Bisogna condividere l’agenda e fissare magari una scaletta di interventi, stabilendo i ruoli di chi conduce e l’alternanza di chi interviene.

Coinvolgere le persone giuste. I partecipanti alle riunioni di lavoro devono essere solo i soggetti direttamente interessati. Convocare anche gli altri è solo uno spreco di tempo e di risorse.

Scegliere la giusta modalità. La riunione può essere in ufficio oppure in videocall. A prescindere dal sistema, bisogna quindi organizzarla preventivamente per evitare contrattempi e imprevisti.

Curare il follow up. Le riunioni di lavoro necessitano di un recapp dei punti discussi. Può essere utile un verbale per tenere memoria e tracciabilità.